Jak nie popełnić błędów w służbowym e-mailu?

Ze swej strony dodam jeszcze, że nie bez znaczenia jest służbowy, konkretny ton wiadomości. Zbytnia poufałość, chaos, czy filozoficzne wybiegi w urzędowych e-mailach są nie tylko nietaktowne, ale stawiają nas w niefachowym świetle.

Warto też wspomnieć o wiadomościach z różnego typu reklamacjami czy roszczeniami, bo w nich najtrudniej poskromić emocje. Urzędnika, pracownika obsługi reklamacji nie interesują nasze odczucia osobiste. Szybciej przebrnie przez rzeczową i nawiązującą tylko do informacyjnej treści problemu korespondencję, niż przez pełen wyrzutów, gróźb i oskarżeń tekst. Wylewność nie sprawi, że sprawa zostanie szybciej rozpatrzona.

To chyba zależy gdzie ktoś pracuje i jakie są relacje na linii szef---pracownik, bo tam gdzie ja miałam okazję pracować, nie było żadego panowania, poważania, ot normalne wiadomości może nie na zasadzie "joł ziom", ale też nie na zasadzie "Dzień Dobry Szanowny Panie".

A pracowałam i w dużej korpo i w małym zakładzie i było dość luźno w obu tych miejscach, oczywiście z zachowaniem zasad pisowni, wzajemnego szacunku, ale też bez zwrotów typowo oficjalnych.

Mój email jest w łacinie i raczej zauważyłam że intryguje niż odstrasza

Ja po prostu napisałam do wszystkich ale fajnie że się wypowiedziałeś.

Ja miałam problem z mówieniem czy pisaniem do osób wyżej i osób starszych po imieniu, ale to nie było wcale dobrze odbierane, źle też nie, ale jednak zawsze było "jaki Pan" "mieliśmy mówić sobie po imieniu".

Nawet na studiach nie wiedziałam jak mam mówić do kolegów z roku którzy np mieli 50 czy nawet 60 lat, jakoś mimochodem mówiliśmy po imieniu ale miałam z tym problem.

Podobnie z moim przyjacielem który jest po 50, kiedy go poznałam to pisałam do niego dość oficjalnie, teraz znamy się już kilka lat i mówimy do siebie na zasadzie "sweetie", ale na początku też miałam problem.

Zwykle starałam się wypośrodkować i jednak w pracy używałam zwrotu Panie + imię, nie było zbyt oficjalnie, a nie czułam się też głupio.

Co do pism np reklamacyjnych, to raczej używam oficjalnej formy, ale zdarzało mi się pisać reklamacje pełne sarkazmu i ironii kiedy firma leciała w kulki, z tym że robiłam to celowo i w pełni świadomie

Nawiążę do korespondencji handlowej, bo z firmową miałam do czynienia zaledwie przez pół roku. ("Formalną", w aplikacjach, w których nie zawsze udawało mi się poskromić humor - dłużej. Jednak to inne buty.)
Zdarzało mi się odbierać wiadomości z odpowiedzią na pytanie, czy mam usunąć z powodu nieporozumienia uczestnictwo w aukcji "nieczeba". Ogólnie mail o charakterze handlowym w przypadku sprzedaży internetowej jeszcze parę lat temu (obecnie nie wiem, bo się już tym nie zajmuję) pozostawiał wiele do życzenia. Dużo trzeba było się domyślać, a klienci pisali jak na haju. O rzeczowe oczekiwania trudno, ale wywodów "artystycznych" co niemiara.
Przez pół roku, w którym miałam okazję poznać "zakładową" wymianę informacji, dowiedziałam się, że pismo obrazkowe ma największe powodzenie, a istotne sprawy i tak załatwia się w cztery oczy. Nie była to korporacja, lecz magazyn ogromnej hurtowni (zasada: gazetka - przedstawiciel - sprzedaż - magazyn), niemniej jednak nasze (pracowników) wiadomości pozostawały w systemie, do którego miał wgląd nie tylko właściciel hurtowni, ale też producenci.

Dla mnie ważna jest też estetyka. Wiadomość musi być czytelna i przejrzysta (wcięcia akapitowe lub odstęp międzyakapitowy). Oczywiście nie ma mowy o braku polskich znaków albo braku spacji po znakach interpunkcyjnych (poza nielicznymi wyjątkami). Treść musi być wyjustowana. Załamuję ręce, gdy czytam jakieś bazgroły w formie wiersza. Nie wiem czemu ma to służyć. Zawsze wydawało mi się, że to przez przekopiowanie np. z notatnika, ale nadal to jest okropne. Pisywały do mnie też osoby, które nie wiedzieć czemu namiętnie używały wielokropka. Nie da się kogoś takiego potraktować serio.

No dobrze, to czemu w sluzbowej korespondencji mam ujawniac swoj preferencje seksualne? Akurat jestem hetero, tylko jedyny facet ktory by mnie interesowal mial byc nieobecny.
Na glupie pytanie glupia odpowiedz.

Ale dlaczego nie powinno? Jeśli ktoś nie dokłada staranności i wykazuje się brakiem szacunku dla adresata (bo uważam, że jest to właśnie oznaka braku szacunku), to jak najbardziej możesz poczuć się zwolniony z traktowania go na równi z tym, który tego typu błędów nie popełnia. Przy czym absolutnie nie twierdzę, że powinieneś odpisywać w ten sam sposób, czyli niechlujnie, bo uważam, że sami nigdy nie powinniśmy zaniżać własnego poziomu - ten przecież mówi o nas bardzo dużo.

To powiedzcie mi jak powinien zaczynać się taki oficjalny e-mail z jakimś zapytaniem do firmy, uczelni? Skoro "witam" i "dzień dobry" na początku jest odbierane niezbyt dobrze. A nie wiemy kto będzie tę wiadomość odczytywał, więc zwrot "szanowny panie" odpada, bo a nuż, e-maile odbiera kobieta.

Rzeczywiście nie na miejscu. E- mail  służbowy  to służbowy. Nie mogą w nim być rozpatrywane prywatne sprawy.